گروه بندی حسابها در حسابداری بصورت زیر معرفی می باشد:
الف) گروه دارائیها ب) گروه بدهی ها ج) گروه حقوق صاحبان سهام د) گروه درآمد ه) گروه هزینه و) گروه حسابهای انتظامی
حسابداری نوین
تعریف کاربرگ حسابرسی ، اهداف و انواع کاربرگ های حسابرسی
حسابرسان باید شواهد لازم برای پشتیبانی از اظهار نظر خود و شواهد مربوط به انجام حسابرسی طبق استاندارد های حسابرسی را مستند نمایند . این مستند سازی از طریق تهیه و نگهداری كاربرگهای حسابرسی و دریافت و حفظ این گونه مدارك توسط حسابرس در ارتباط با اجرای عملیات حسابرسی انجام می شود .در این مقاله ، ویژگی اساسی كاربرگ ها و نقشی كه در فرایند حسابرسی دارند و همچنین ، كنترل كیفیت كار حسابرسی مورد بحث قرار می گیرد.
تعریف كاربرگ حسابرسی
كاربرگ حسابرسی ، ابزار كار حرفه حسابرسی است و حسابرسان روشهای بكار برده شده ، آزمونهای انجام شده ، اطلاعات جمع آوری شده و نتایج بدست آمده در طول اجرای عملیات حسابرسی را در كاربرگها مستند می كنند. كاربرگ های حسابرسی ، حلقه ارتباطی بین مدارك حسابداری صاحبكار و گزارش حسابرسان است و كلیه كارهای انجام شده توسط حسابرسان را مستند و گزارش حسابرسان را توجیه می كنند . كاربرگهای حسابرسی باید حاوی كلیه اطلاعات مربوط به اظهار نظر درباره مطلوبیت ارائه صورتهای مالی صاحب كار باشد و میتواند به شكل ثبت اطلاعات روی كاغذ ، فیلم ، ضبط الكترونیكی یا دیگر ابزارهای مشابه باشد.
اهداف كاربرگهای حسابرسی
كاربرگهای حسابرسی اهداف و نیازهای زیر را تامین می كنند :
1. كمك به برنامه ریزی و اجرای عملیات حسابرسی.
2. كمك به سرپرستان ، مدیران و شركا در نظارت بر بررسی كار حسابرسان.
3. تامین پشتوانه لازم برای گزارش حسابرسان.
4. مستند كردن رعایت استاندارد های اجرای عملیات حسابرسی.
5. كمك به برنامه ریزی و انجام حسابرسی دوره های آینده.
6. فراهم نمودن اطلاعات مورد نیاز در زمینه ارائه سایر خدمات حرفه ای ، مانند تنظیم اظهار نامه مالیاتی و ارائه خدمات مشاوره.
مدیریت شكل و محتوای كاربرگ های حسابرسی
حسابرسان باید اطلاعات مربوط به برنامه ریزی كار حسابرسی نوع و ماهیت ، زمانبندی اجرا وحدود روشهای حسابرسی اجرا شده و نتایج حاصل از آن و نتیجه گیری ناشی از شواهد جمع آوری شده را در كاربرگهای حسابرسی ثبت نمایند .
از لحاظ شكل و محتوا كاربرگهای حسابرسی باید متناسب با شرایط موجود و نیازهای حسابرس در هر كار حسابرسی ، طراحی و تنظیم شود و از لحاظ میزان و حجم كاربرگهای حسابرسی این موضوع به قضاوت حرفه ای حسابرس بستگی دارد ، چرا كه مستند كردن كلیه موضوعات مورد رسیدگی حسابرس نه ضروری است و نه امكان تهیه آن عملی می باشد . میزان و حجم كاربرگهای حسابرسی لازم است به اندازه ای باشد كه در صورت لزوم بتواند شناختی كلی از كارهای حسابرسی انجام شده و اطلاعات مفید را برای سایر حسابرسان ، كه شناختی از این كار حسابرسی ندارند ، فراهم نماید .
عوامل تأثیرگذار بر شكل ومحتوای كاربرگهای حسابرسی
1. ماهیت كار و نوع گزارش حسابرسان.
2. نوع و ماهیت و پیچیدگی فعالیت واحد مورد رسیدگی.
3. نوع و ماهیت و وضعیت سیستمهای حسابداری و كنترل داخلی واحد مورد رسیدگی.
4. اعمال سیاستهای كنترل كیفیت در هر كار حسابرسی شامل هدایت ، سرپرستی و بررسی كار انجام شده.
5. شیوه وتكنیكهای حسابرسی مورد استفاده در جریان رسیدگیها .
محرمانه بودن ، مراقبت و نگهداری و مالكیت كاربرگهای حسابرسی
بیشتر اطلاعاتی كه در اختیار حسابرسان قرار می گیرد ، از قبیل حاشیه فروش هر یك از محصولات ، برنامه های مورد نظر برای تركیب و ادغام واحد تجاری با واحد های تجاری دیگر انواع حسابهای دریافتنی ، قرارداد با مشتریان و حقوق و مزایای مدیران ارشد واحد تجاری ، اطلاعات محرمانه تلقی می شود لذا كاربرگهای حسابرسی كه این اطلاعات در آنها درج می شود نیز ماهیت محرمانه دارند و نباید اطلاعات آنها در خارج ویا حتی داخل واحد تجاری برملا گردد و حسابرسان برای رعایت این موضوع و نگهداری كاربرگها ، طی مدت مقرر طبق الزامات حرفه ای و قانونی باید روشهای مناسبی را به كار گیرند مالكیت كاربرگهای حسابرسی متعلق به حسابرسان است و صاحب كار تحت هیچ شرایطی نمی تواند حسابرسان را ملزم كند كه كاربرگهای حسابرسی را در اختیار وی قرار دهند با این وجود ، تلخیصی از برخی كاربرگهای حسابرسی یا نسخه ای از آنها می تواند با صلاح دید حسابرسان در اختیار واحد مورد رسیدگی قرارگیرند تا به عنوان پشتوانه مدارك حسابداری واحد مزبور ، مورد استفاده قرار گیرد ، اما كاربرگهای حسابرسی هرگز نباید به عنوان جایگزین مدارك حسابداری واحد مورد رسیدگی تلقی شود .
كاربرگ های حسابرسی و مسئولیت حسابرسان در قبال کاربرگ ها
كاربرگ های حسابرسی ، مدارك اساسی هستند كه میزان روشهای اجرا شده و شواهد گردآوری شده حسابرسان در طی رسیدگی را نشان می دهند . چنانچه حسابرسان بعد از اتمام عملیات رسیدگی و یا بعد از صدور گزارش ، متهم به سهل انگاری و كوتاهی در انجام عملیات حسابرسی شوند كاربرگ های حسابرسی ، وسیله بسیار مهمی در تایید یا رد اتهام وارده به حسابرسان خواهند بود . اگر كاربرگ های حسابرسی به نحو صحیح تهیه و عملیات رسیدگی و جمع آوری شواهد ، طبق استاندارد های حسابرسی صورت گرفته باشد ، كاربرگ ها عاملی در تبرئه حسابرسان خواهند بود ، در غیر این صورت ممكن است بر علیه ایشان استفاده شود . موسسات حسابرسی در پایان هر كار حسابرسی ، باید كاربرگ ها را مورد بررسی قرار دهند و اطمینان یابند كه كاربرگ ها ، حاوی اطلاعات و مندرجات مغایر با نتایجی كه به آن رسیده اند نیست . یكی از مشكلاتی كه سبب می شود كاربرگ های حسابرسی حاوی مندرجات ضد ونقیض با گزارش حسابرسی باشد ، وجود كاربرگ هایی است كه توسط حسابرسان كم تجربه تهیه شده است . هنگامی كه كاربرگ ها توسط سرپرست ، مدیر یا شریك مورد بررسی قرار می گیرد ، بررسی كننده باید علاوه بر نكات مندرج در كاربرگ ها ، سایر جنبه های رسیدگی و همچنین مدارك حسابداری صاحبكار را كه شناخت كافی از آن دارد را مورد توجه قرار دهد و ممكن است به این نتیجه برسد كه مطالب مندرج در كاربرگ ها صحیح می باشد و یا نیاز به اصلاح و تغییر و یا رسیدگی بیشترمی باشد . در صورت وجود موارد ضد ونقیض یا اشكال ، از حسابرس رسیدگی كننده درخواست می شود كه موارد مذكور مجددا بررسی و اصلاح شوند . در صورت عدم دسترسی به حسابرس رسیدگی كننده ، مطالب مندرج در كاربرگ ها بنا به صلاحدید و تصمیم مسئول بررسی كننده تغییر یا اصلاح می شوند و دلایل مربوطه در كاربرگ ها توضیح داده می شود . در صورتی كه در مورد یك نحوه عمل حسابرسی و یا حسابداری بین افراد مختلف تیم حسابرسی اختلاف نظری بوجود آید كه باعث گردد كاربرگ ها ناهماهنگ شوند ، حسابرسان مزبور باید در اینگونه موارد ، درباره موضوع اختلاف نظر به توافق برسند . چنانچه حسابرسان به توافق برسند باید كاربرگ های تهیه شده تجدید نظر و اصلاح شوند . در غیر این صورت ، نظر مقام مسئول بالاتر حاكم خواهد بود . با این حال ، تمام افراد تیم حسابرسی مجازند نظر مخالف خود را درباره تصمیم نهایی ، در كاربرگ ها ثبت نمایند . در این صورت شریك باید منطق و دلایل تصمیم نهایی موسسه را در كاربرگ ها ثبت نماید . موسسات حسابرسی باید هر چند وقت یك بار روش های تهیه ، بررسی و نگهداری كاربرگ های خود را مورد ارزیابی قرار دهند و با توجه به مسولیت قانونی خود ، تغییرات لازم را در روش های تهیه ، بررسی و نگهداری كاربرگ ها اعمال كنند تا كار حسابرسی با توجه به سیاست های كنترل كیفیت هر كار و موسسه حسابرسی صورت گیرد .
انواع كاربرگ های حسابرسی
با توجه به مطالب متعددی كه در كاربرگ ها درج می گردد ، انواع بی شماری كاربرگ حسابرسی وجود دارد . از این رو ، طبقه بندی آن ها كار نسبتا مشكلی است . با این حال ، كاربرگ های تهیه شده می توانند در گروه های زیر طبقه بندی شود :
1. كاربرگ های عمومی : كاربرگ های عمومی برای استفاده در برنامه ریزی و اداره امور حسابرسی ، طراحی می شوند . كاربرگ های برنامه ریزی حسابرسی ، طرح های كلی و برنامه های حسابررسی ، نمود گرها و پرسش نامه كنترل های داخلی ، قرارداد حسابرسی ، بودجه زمانی و یادداشت نكات ، نمونه هایی از كاربرگ های عمومی محسوب می شوند .
2. كاربرگ نهایی : كاربرگ نهایی كه كاربرگ تراز آزمایشی نیز نامیده می شود جدولی است حاوی مانده سال جاری و سال قبل حسلب های دفتر كل و ستون های اصلاحات پیشنهادی ، تعدیلات طبقه بندی و همچنین ، اقلام نهایی كه در صورت های مالی منعكس خواهد شد . كاربرگ نهایی ، جدول اصلی كنترل و تلخیص تمام كاربرگ های پرونده است و به عنوان ˝ستون فقرات˝ مجموعه كاربرگ های حسابرسی محسوب می شود.
3. كاربرگ های اصلی : كاربرگ اصلی مشابه كاربرگ نهایی بوده و نشان دهنده یكی از سرفصل های عمده صورت های مالی می باشد . كاربرگ اصلی برای تلفیق هر گروه از حساب های مشابه دفتر كل بكار می رود و جمع هر یك ازر این كاربرگ ها ، یكجا به كاربرگ نهایی منتقل می شود . برای مثال كاربرگ اصلی وجوه نقد شامل مانده حسابهای بانكی ، صندوق ، تنخواه گردانها و غیره است.
4. كاربرگ اصلاحات پیشنهادی و تعدیلات طبقه بندی : كاربرگ اصلاحات پیشنهادی ، پیشنویس ثبت های روزنامه ای كه حسابرسان برای تصحیح اشتباهات یا تخلف های با اهمیت كشف شده در صورت های مالی و مدارك حسابداری صاحبكار تهیه می كنند .كاربرگ تعدیلات طبقه بندی شامل اقلامی است كه ثبت آنها در دفاتر صحیح است ، اما برای ارائه مطلوب صورت های مالی باید تجدید طبقه بندی شوند . برای مثال ، مانده بستانكار با اهمیت حساب های دریافتی باید تحت عنوان یك بدهی ، تجدید طبقه بندی و در تراز نامه منعكس شود . از آنجایی كه تعدیلات طبقه بندی تنها بر نحوه ارائه صورت های مالی تاثیر دارد ، تعدیلات مزبور در دفاتر صاحبكار ثبت نمی شود و تنها در كاربرگ های حسابرسی منعكس می گردد.
5. كاربرگ های تفصیلی : كاربرگ تفصیلی كه كاربرگ فرعی نیز نامیده می شود ، كاربرگی است كه اجزای اصلی یا ریز مانده یك حساب دارایی یا بدهی ، مانند صورت ریز مبالغ دریافتی از مشتریان كه جمع آن مانده حساب های دریافتنی می باشد ، را نشان می دهد.
6. كاربرگ تجزیه و تحلیل : كاربرگ تجزیه و تحلیل خلاصهای از تغییرات طی دوره یك حساب دفتر كل را نشان می دهد . از این كاربرگ بیشتر در رسیدگی به حساب های عمده و كم گردش مانند اموال ، ماشین آلات و تجهیزات ، بدهی های بلند مدت ، حقوق صاحبان سرمایه و ذخیره مطالبات مشكوك الوصول كه طی سال معاملات زیادی در آنها ثبت نشده است ، استفاده می شود.
7. كاربرگ صورت مغایرت : حسابرسان معمولا به منظور اثبات مبالغ ثبت شده در حساب ها ، مبالغ مذبور را با اطلاعات و مدارك بدست آمده از سایر منابع مقایسه و تطبیق می دهند . در اینگونه موارد ، حسابرسان كاربرگی به نام صورت مغایرت تهیه می كنند ، مانند كاربرگ تطبیق مانده حساب های دریافتنی با تاییدیه های دریافتنی از مشتریان . از این كاربرگ بیشتر در رسیدگی به حسابهای دریافتنی ، حساب های پرداختی ، موجودی نقد و بانك و موجودی مواد و كالا استفاده می شود.
8. كاربرگ های محاسباتی : حسابرسان معمولا برای تایید و اثبات صحت و درستی برخی از حساب های خاص و برخی از مبالغ ، محاسبات مستقلی را در یك كاربرگ انجام می دهند و نتایج حاصل از آن را با مبالغ منعكس و در مدارك حسابداری صاحبكار مقایسه می كنند . از این كاربرگ كه اصطلاحا كاربرگ محاسباتی نامیده می شود ، برای اثبات اقلامی مانند هزینه استهلاك ، هزینه سود تضمین شده وام ها ، مالیلت حقوق ، مالیات بر درامد ، حق بیمه سهم كارفرما ، ذخیره مزایای پایان خدمت كاركنان ، سود هر سهم نظایر آنها استفاده می شود.
9. مدارك مؤید : حسابرسان علاوه بر رسیدگی به مدارك حسابداری صاحبكار و بررسی سیستمهای حسابداری و كنترل های داخلی آن ، مدارك تشریحی دیگری را نیز برای اثبات صحت مطالب منعكس در صورت های مالی و توجیح گزارش خود گرد آوری می كنند ، به اینگونه مدارك اصطلاحا مدارك موید گفته می شود . نسخه ای از صورت جلسات مجامع عمومی و هیئت مدیره ، اساس نامه و مدارك ثبت شركت ، آیین نامه ها و دستورالعمل ها ، قراردادهای خرید و فروش ، قراردادهای وام ، قرارداد انتشار اوراق مشاركت ، تاییدیه های دریافتی از بانك ، تاییدیه وكیل حقوقی شركت ، تاییدیه مدیران و نظایر آنها ، نمونه هایی از مدارك موید می باشد.
سازماندهی كاربرگ های حسابرسی
حسابرسان معمولا كاربرگ های حسابرسی هر صاحبكار را در دو پرونده به شرح زیر نگهداری می كنند:
1. پرونده جاری : پرونده جاری پرونده ای است كه كاربرگ های حسابرسی حاوی اطلاعات مربوط به حسابرسی یك دوره مالی در آن نگهداری می شود و گزارش حسابرسان نیز به استناد همین كاربرگ ها تهیه می شود . به عبارت دیگر كاربرگ هایی در پرونده جاری نگهداری می شود كه اطلاعات مندرج در آنها تنها به دوره مورد رسیدگی مربوط می شوند .پرونده جاری معمولا با كاربرگ های عمومی شامل پیش نویس صورت های مالی و گزارش حسابرسان شروع می شود و به دنبال آنها كاربرگ نهایی ، كاربرگ اصلاحات پیشنهادی و تعدیلات طبقه بندی ، نامه مدیریت ، چك لیست ها و سایر مطالب عمومی می آید و در ادامه ، كاربرگ های اصلی و تفصیلی مربوط به هر یك از اقلام صورت های مالی ، به ترتیب سر فصل های صورت های مالی به صاحبكار ، در آن نگهداری می شود. نگهداری مدارك در پرونده جاری بر اساس نظام خاصی صورت می گیرد و حسابرسان جهت دسترسی به كاربرگ ها و سایر مدارك و اطلاعات پرونده جاری از سیستم عطف گذاری متقابل كاربرگ ها استفاده می نمایند . برای این منظور ، برای هر یك از كاربرگ های اصلی یك شماره عطف با كد مشخص اختصاص می یابد و در ادامه كلیه كاربرگ های فرعی واسناد مدارك بایگانی شده نیز به تبع همان شماره یا بر اساس زیر مجموعه ای از همان شماره عطف گذاری و در پرونده نگهداری می شوند و بدین ترتیب ، اطلاعات از طریق سیستم عطف گذاری ، با یكدیگر پیوند می خورد.
2. پرونده دائمی : پرونده دائمی آن گروه از كاربرگ های حسابرسی كه حاوی اطلاعات اساسی و دارای كاربرد مداوم است و به بیش از یك دوره مالی تسری پیدا می كند در پرونده دائمی نگهداری می گردند . اطلاعات و مدارك پرونده دائمی عمدتا در جریان حسابرسی نخستین گردآوری می شود و در حسابرسی های بعدی ، با افزودن اطلاعات مرتبط و تغییر یافته ، بهنگام می شود و سه هدف زیر را پرونده دائمی تامین میكند :
الف. یادآوری نكاتی كه بیش از یك سال كاربرد دارند.
ب. فراهم آوردن خلاصه ای از روشها و خط مشی های صاحبكار برای حسابرسان جدید.
ج. بی نیاز ساختن حسابرسان از تهیه هر ساله كاربر گهای اقلام بدون تغییر یا كم تغییر.
اطلاعات و كاربرگ های حسابرسی موجود در پرونده دائمی عمدتا شامل موارد زیر می باشند:
1. مشخصات كامل شركت شامل نام ، آدرس قانونی و شماره ثبت شركت.
2. نمودار سازمانی واحد مورد رسیدگی و شرح وظایف هر یك از كاركنان.
3. نسخه ای از اساسنامه و مدارك ثبت اولیه شركت.
4. آیین نامه ها و دستورالعمل های اجرایی واحد مورد رسیدگی.
5. سیستم های حسابداری و شرح سیستم كنترل داخلی و ارزیابی آن.
6. فهرست حساب ها.
7. اطلاعات مربوط به ظرفیت تولید شركت و شیوه های تولید ، توزیع و فروش.
8. نمونه امضای مدیران واحد مورد رسیدگی.
9. اطلاعات مربوط به اشخاص وابسته.
10. نسخه ای از قراردادهای بلند مدت واحد مورد رسیدگی.
11. نسخه ای از سوابق مالیاتی شركت شامل برگ های تشخیص و قطعی مالیاتی.
12. كپی اسناد مالكیت دارایی های ثابت مشهود و نا مشهود.
13. كپی صورت جلسات هیئت مدیره و مجامع عمومی.
14. نسخه ای از گزارش های حسابرسی ونامه مدیریت سنوات قبل.
15. سوابق سرمایه شركت و مدارك مربوط به افزایش و كاهش سرمایه.
حال و هوای حسابداری
2. روش درصدی از مانده حسابهای دریافتنی و روش تجزیه سنی در صـورت داشتن اطلاعـات کامل در مـورد بـدهکاران، به لحاظ ساده بودن روش مناسبی می باشد اما عیب آن اینست که هزینه محاسبه شده رابطه مستقیمی با فروش های دوره جاری ندارد.
3. روش درصدی از فروش نسیه در عین ساده بودن به اصل تقابل درآمـد و هـزینه عـمل کـرده و از لـحاظ تئوریک معتبرتر بوده و کاربرد بیشتری نیز دارد.
نحوه انجام ثبت اصلاحی پایان سال – روش ذخیره :
در پایان سال مالی بایـد پس از بـرآورد ذخیره مطالبات مشکوک الوصل ، مانده حساب ذخیره مزبوربا مبلغ برآوردی مقایسه شده و ثبت اصلاحی لازم بر ایـن اساس انجام گردد. در ایـن رابطه دو وضعیت قابل پیش بینی است :
1) مانده تعدیل نشده حساب ذخیره م.م.و بستانکارباشد.
الف- اگر مبلغ برآوردی بیشتر ازمانده ذخیره باشد، در آنصورت بابت تفاضل دو مبلغ ثبت زیر انجام می شود :
هزینه م.م.و ***
ذخیره م.م.و ***
ب- اگر مبلغ برآوردی کمترازمانده ذخیره باشد، در آنصورت بابت تفاضل دو مبلغ ثبت زیر انجام می شود :
ذخیره م.م.و ***
بازیافت مطالبات سوخت شده ***
2) مانده تعدیل نشده حساب ذخیره م.م.و بدهکار باشد.
در این حالت معادل حاصل جمع مبلغ برآوردی و مانده بدهکار حساب ذخیره م.م.و لازم است حساب هزینه م.م.و بدهکار و حساب ذخیره م.م.و بستانکار گردد.
مثال - نحوه انجام ثبت اصلاحی پایان سال – روش ذخیره :
اطلاعات زیر در مورد شرکت کیوان در دست است :
فروش خالص سال 80 300.000
درصد مطالبات مشکوک الوصول 10%
مانده تعدیل نشده ذخیره م.م.و در 29/12/80 :
فرض 1 20.000 بستانکار -
فرض 2 40.000 بستانکار -
فرض 3 20.000 بدهکار -
پاسخ مثال :
ذخیره برآوردی= 300.000× 10%= 30.000
ثبت فرض 1 : هزینه م.م.و 10.000
ذخیره م.م.و 10.000
ثبت فرض 2 : ذخیره م.م.و 10.000
بازیافت م.م.و 10.000
ثبت فرض 3 : هزینه م.م.و 50.000
ذخیره م.م.و 50.000
سند افتتاحيه
به نام خدای حسابگر ، حسابساز، حسابرس و حسابدارِِِ زمين و آسمان و هر آنچه در اوست. هم او که افتتاحيه و اختتاميه همه حسابها و کتابهاست. ترازش هميشه موزون است و موجوديهايش هميشه در فزون. مطالبات مشکوک الوصولی ندارد چه اينکه کسی از قدرت لايزال او نميتواند بگريزد و استهلاک انباشته محاسبه نميکند گويا که در حوزه حسابداری او چيزی بی ارزش نميشود. به کسی ماليات نميدهد و از کسی به ناحق چيزی نميگيرد. نه سهامی است و نه تضامنی. هيچ شراکتی با کسی ندارد تک مالکی است و بی رقيب. هيچ تلفيق و ادغام و ترکيبی در حوزه شخصيتش تعريف شدنی نيست. حسابداری تورمی ندارد چه در نظرش ارزشها تغيير ناپذيرند. حسابداريش آنقدر خالص است که دوره مالی در آن تعريف نا شدنی و واحد پولی در آن بی معناست. شخصيتش حوزه محدودی ندارد و ازل و ابد را در بر ميگيرد. تداومش يک فرضيه نيست يک فرض و حقيقتی محض است. مديريتش حسابداری است و حسابداري اش مديريت که بر مدار عدالت است و به مثقال و ذره هم ميرسد و چيزی در آن از قلم نمي افتد. فضل و بخشش اوست که بر مدار اهميت مي چرخد و سرمايه بندگان اميدواری به اوست. و همان است که رهايی بخش آنان از حساب و کتابش خواهد بود، آنجا که مستجاب مي گرداند دعای برترين انسانها را در حق همه عالم که
الهی عاملنا به فضلک و لا تعاملنا به عدلک
میدانم که این وبلاگ (یا حرکت یا هر آنچه که میتوان بر آن نام نهاد ) گامی بسیار کوچک است ولی مهم همین حرکت است .
پس منتظر تمام عزیزان هستیم تا با یاری هم این گامهای هر چند اندک را برداریم.
نویسنده وبلاگ از دوستانی که به این وبلاگ سر می زنند تقاضا دارد در هر بازدید نظرات خود را جهت دلگرمی نویسنده و بهتر شدن وبلاگ اعلام دارند . با تشکر شانظری
[email protected]
آموزش مفاهیم اولیه حسابداری به صورت کاربردی
تعریف گروه حساب و گروه بندی حسابها:
گروه بندی حسابها در حسابداری بصورت زیر معرفی می باشد:
الف) گروه دارائیها ب) گروه بدهی ها ج) گروه حقوق صاحبان سهام د) گروه درآمد ه) گروه هزینه و) گروه حسابهای انتظامی
الف) گروه دارائیها: این گروه از حسابها خود به سه قسمت تقسیم می شود که شامل دارائیهای جاری، دارائیهای ثابت، دارائیهای نامشهود.
- دارائیهای جاری: به آن دسته از دارائیها گفته می شود که یا وجه نقد هستند و یا قابل تبدیل شدن به وجه نقد ظرف یک سال مالی باشند، و به دسته های زیر تقسیم می شوند:
دارائیهای ثابت: دارائیهای ثابت دارای سه شاخص هستند که شامل:
1- برای استفاده در شرکت تهیه می شوند
2- به جز زمین همگی استهلاک پذیر هستند
3- قدرت نقد شوندگی آنها نسبت به دارائی جاری کمتر است.
دارائیهای نامشهود: به دارائیهای اطلاق می شود که دیده نمی شوند و ناملموس هستند.
ب) گروه بدهی های جاری و بلند مدت:
به بدهی هایی که ظرف یک سال مالی تسویه شوند، بدهی جاری و اگر بدهی بیش از یک سال زمان ببرد، بدهی بلند مدت می باشد.
ج) گروه حقوق صاحبان سهام:
سر فصلهایی که مربوط به صاحبان سهام می باشد و به عبارتی به آورده های ایشان و سود و زیان انباشته اطلاق می شود.
د) گروه درآمد:
به کلیه دریافتیهای شرکت " درآمد " گفته می شود که اگر در راستای فعالیت شرکت باشد " درآمد عملیاتی " و اگر غیر از آن باشد، " درآمد غیرعملیاتی " گفته می شود.
ه) گروه هزینه ها:
هزینه های شرکت بسیار متعدد است که در حسابداری معمولا پنج گروه هزینه استاندارد جهت طبقه بندی وجود دارد.
و) گروه حسابهای انتظامی:
برای ارائه دادن یا گرفتن ضمانت استفاده می شود؛ به این صورت که وقتی شرکت سفته یا چکی را به عنوان ضمانت پرداخت می کند، از آنجا که این اسناد وصول شدنی نیستند و قرار است به عنوان وثیقه نزد طرف مقابل بماند، لذا از این گروه و حساب استفاده می شود. در ترازنامه یا سود و زیان نیز جایگاهی ندارد و صرفا بابت نگهداری آن حساب استفاده می شود.
معرفی سر فصلهای حسابداری:
به حسابهایی که در گروه حسابها قرار می گیرند " سر فصل حسابداری " گفته می شود که در حسابداری به شرح زیر می باشند:
- سر فصلهای حسابداری دارائیهای جاری: صندوق، بانک، تنخواه گردان، اسناد دریافتنی، حسابهای دریافتنی، پیش پرداختها و موجودی کالا و. .
- سر فصلهای حسابداری دارائیهای ثابت: زمین، ساختمان، اموال و اثاثیه، وسائط نقلیه، ماشین آلات و. .
- سر فصلهای حسابداری دارائیهای نامشهود: سرقفلی، حق الامتیازها، برندها، نرم افزارها، حق الاختراع، حق الاکتشاف و. .
- سر فصلهای حسابداری بدهی های جاری و انواع حسابهای دریافتنی بلند مدت: حسابهای پرداختنی، اسناد پرداختنی، وامها و تسهیلات، پیش دریافتها، جاری شرکاء، ذخایر و. .
- سر فصلهای حسابداری حقوق صاحبان سهام: سرمایه، اندوخته قانونی، سود و زیان انباشته و. .
- سر فصلهای حسابداری گروه درآمد: فروش کالا، درآمد خدمات و. .
- سر فصلهای حسابداری گروه هزینه ها: هزینه اداری و تشکیلاتی، هزینه توزیع و فروش، هزینه مالی، هزینه حقوق و دستمزد و نیز هزینه های تولید .
تعریف زیر مجموعه های هر یک از سر فصل حسابهای کل:
- حساب صندوق: منظور میزان وجوه نقد، موجود در صندوق شرکت می باشد.
- حساب بانک: منظور شعبه و یا شعب بانکی است که شرکت در آنها حساب دارد. این نکته را در نظر داشته باشید که نام صاحب حساب، اسم شرکت می باشد.
- تنخواه گردان: به فردی که از طرف شرکت جهت انجام هزینه های شرکت انتخاب می شود، تنخواه گردان یا تنخواه دار اطلاق می گردد.
- اسناد دریافتنی: به چکهای دریافتی از شرکتها و اشخاص اطلاق می شود. البته سفته و برات هم در گذشته جزء اسناد دریافتنی بود که امروز سفته بابت ضمانت است و برات هم بین بانکها مرسوم می باشد.
- حسابهای دریافتنی: به طلب شرکت از اشخاص و شرکتهای دیگر اطلاق می شود.
- پیش پرداختها: وجوهی که امروز پرداخت می شوند تا در آینده کالا یا خدماتی دریافت نمایند مانند: بیمه که شرکت اکنون پیش پرداخت می دهد تا در آینده از خدمات شرکت استفاده کند.
- موجودی کالا: تعداد یا مقدار کالایی که به قصد فروش در انبار نگهداری می شوند.
- حسابهای پرداختنی: بدهی های شرکت به دیگران÷، را حسابهای پرداختنی گفته می شود و یا به عبارتی به حسابهایی که در آینده پرداخت میشود.
- اسناد پرداختنی: منظور چک های پرداختی از طرف شرکتها می باشد.
- وامها و تسهیلات: به وامهایی که شرکت از بانکها و موسسات مالی و اعتباری دریافت می کند، وام و تسهیلات گفته می شود.
- پیش دریافتها: وجوهی که اکنون دریافت می کنیم تا در آینده کالا یا خدمات ارائه دهیم.
- جاری شرکاء: بابت برداشت و واریز شرکاء از این حساب استفاده می شود. (واژه جاری اصطلاح است و به معنی حساب بانکی نیست)
- ذخایر: میزان بدهی پیش بینی شده حسابداری می باشد، از قبیل: مالیات شرکت وقتی قطعی نیست و ما ابراز می کنیم، در واقع پیش بینی ما از میزان بدهی است که به صورت ذخیره مالیات ثبت می شود.
- سرمایه: میزان آورده های نقدی و غیر نقدی صاحبان شرکت را سرمایه می گویند.
- اندوخته ها: میزان سودی که از طرف شرکت کنار گذاشته می شود که معمولا تحت عنوان اندوخته قانونی، اندوخته طرح و توسعه و اندوخته احتیاطی می باشد.
- سود و زیان: میزان سود شرکت طی عملیات مالی که به صورت جاری و انباشته می باشد. منظور از سود و زیان جاری، سود و زیان سال جاری بوده و سود و زیان انباشته، میزان سود سالهای قبل می باشد.
- فروش: این حساب برای فروش کالا استفاده می شود که مربوط به شرکتهایی است که کالا را بفروش می رسانند.
- درآمد: به وجوهی که شرکت کسب می کند اطلاق می شود، که اگر در راستای فعالیت شرکت باشد " درآمد عملیاتی " و غیر از آن را " درآمد غیرعملیاتی " می گویند.
- هزینه اداری و تشکیلاتی: کلیه هزینه هایی که در واحد اداری انجام می شود مانند هزینه های قبوض و. .
- هزینه توزیع و فروش: به هزینه هایی که برای فروش کالا، شرکت متحمل می شود، هزینه های توزیع و فروش گفته می شود مانند تبلیغات و بازاریابی و. .
- هزینه های مالی: به هزینه هایی که بابت خدمات مالی پرداخت می شود مانند کارمزد بانکی و. اطلاق می شود.
- هزینه حقوق و دستمزد: هزینه های حقوق و دستمزد پرسنل را شامل می شود.
- هزینه های تولید: هزینه هایی غیر مواد مستقیم و حقوق کارگری که مواد را مستقیما به کالا تبدیل می کند، هزینه های تولید گفته می شود.
ماهیت حسابها و انواع آن:
به طور کل منظور از ماهیت حساب، ذات هر حساب می باشد. در حسابداری تمام اتفاقات و رویدادهای مالی در قالب دو واژه " بدهکار " و " بستانکار " بیان می شوند و تمام رویدادها را با بدهکار و بستانکار شدن تشریح می کنند.
- دارائیها ذاتا مثبت هستند، بنابراین ماهیت دارائیها در حسابداری " ماهیت بدهکار " است. چون دارائیها اصلا نمی توانند منفی باشند، بنابراین گفته می شود دارائیها دارای " ماهیت بدهکار " هستند. مثلا حساب صندوق را در نظر بگیرید، ما صندوق زیر صفر نداریم. بقیه دارائیها هم به همین صورت است و شروع حساب دارائیها با "بدهکار" شدن آنهاست.
- بدهی ها ذاتا منفی هستند، بنابراین ماهیت بدهی ها در حسابداری " ماهیت بستانکار " است. به این معنی که وقتی شرکت در حالت بدهی قرار می گیرد، در حالت منفی است و شروع حساب بدهی ها با "بستانکار" شدن آنهاست.
- ماهیت درآمد و ماهیت فروش در حسابداری ماهیت بستانکار است.
- ماهیت خرید و ماهیت هزینه ها در حسابداری ماهیت بدهکار می باشد.
- حسابهای انتظامی نیز بدون ماهیت هستند.
*** بطور کلی مثبت بودن را در حسابداری با بدهکار، و منفی بودن را با بستانکار نشان می دهند ***
حسابهای معین
حساب معین به معنی گزارش ریز حساب ها جهت گزارش دهی درون سازمانی می باشد. برای روشن شدن این مفهوم می بایست به توضیحات زیر توجه کنید:
هدف از حسابداری ارائه گزارش گیری مالی و به اصطلاح حسابداری به افراد ذی نفع است. با توجه به این توضیح، به طور کلی ما دو نوع گزارش در حسابداری داریم، گزارش درون سازمانی و گزارش برون سازمانی؛
گزارش درون سازمانی گزارشی است که درون سازمان و به مدیر و مسئول مربوطه ارائه می شود. گزارش برون سازمانی هم، همانطور که از اسم آن پیداست گزارشی است که ما به افراد و ذی نفعان بیرون سازمان ارائه می دهیم. مانند امور مالیاتی ، سازمان تامین اجتماعی ، موسسات مالی و اعتباری و یا سهامدارانی که از بیرون به گزارش نیاز دارند.
حال حساب معین یعنی چی؟!
با توجه به توضیحات بالا، از آنجا که افراد درون سازمان بیشتر نیاز به گزارشات جزئی تر دارند، حسابداران برای ارائه گزارش ها به افراد درون سازمانی عموما گزارش در سطح معین ارائه می نماید. یعنی وقتی حسابی بصورت ریز یا جزء ارئه می شود در واقع معین حساب گزارش شده است.
همین جا خوب است بدانید حساب های معین نیز می توانند بصورت جزءتر ارائه شوند که به آن حساب تفصیلی می گویند.
حسابهای معین زیرمجموعه یا زیرگروه حسابهای کل بشمار می‌آیند. از آنجایی که حسابهای کل بطور جزء نمی‌توانند ارائه گزارش نمایند، بنابراین لازم است که حسابهای جزئی‌تری هم به این حساب اضافه و معرفی شود. از این جهت از حساب معین استفاده می‌نمایند.
معین یک لغت عربی است و معنی آن ” کمک رساننده “ می‌باشد. در واقع یک “حساب کل” توسط “حساب معین” بیشتر شناخته میشود. مثلا وقتی گفته میشود که “حسابهای دریافتنی“ و “گزارش حسابهای دریافتنی”، این حساب به طور کل میزان طلب شرکت را به نمایش می‌گذارد. اما اگر خواسته باشیم که طلب از هر نفر را مشخص نماییم، نیاز به حسابهای معین می‌باشد.
مدیران مالی در شرکتها و سازمان‌ها، برای ارائه گزارشات مالی به افزاد درون سازمان خود، گزارشاتی در سطح معین تهیه می‌کنند. چرا که این گزارشات جزئی‌تر هستند.به همین جهت حسابهای معین گزارش می‌شوند و اگر بنا باشد که به صورت ریزتر گزارش‌گیری کنیم، به صورت تفصیلی حسابها را گزارش می‌کنیم. یکی از مهمترین بخش‌های هر نرم افزار مالی، بخش کدینگ یا حسابهای معین میباشند.
بطورمثال حسابهای دریافتنی ، طلب های شرکت را به طور کل نشان می دهد . بدهکاران تجاری حسابهای معین این حساب را نشان می دهد اما اسم شرکتها به عنوان تفصیلی آن بشمار می آید.یا در مثال دیگر: حساب موجودی نقد و بانک به عنوان یک حساب کل در سرفصلهای حسابداری استفاده می شود و حساب بانک ها به عنوان معین این حساب درنظر گرفته می شود . حال اگر بخواهیم بدانیم که کدام یک از بانک ها مورد نظر است نیاز به حساب های تفصیلی می باشد.به عنوان مثال: موجودی نقد و بانک –معین بانک ها-تفصیلی بانک سپه
یکی از سوابق حسابداری دفاتر معین است که اطلاعاتی نظیر پول نقد، سرمایه گذاری ها، حساب های قابل پرداخت، موجودی کالا و . . . در آن ثبت می شود و از این اطلاعات ترازنامه و صورت سود و زیان ذخیره شده می توان در شرایط مورد نیاز استفاده کرد.هر آن چه در عملیات معین انجام میشود در دفتر معین ثبت میشود تا بتوان جزییات حساب های کل را نگهداری و بررسی کرد.
انواع حساب معین در حسابداری
- حساب معین دارایی جاری
- حساب معین دارایی ثابت
- حساب معین دارایی های نامشهود
- حساب معین بدهی ها
- حساب معین بدهی های بلند مدت
حساب معین جاری:
این نوع حساب، به دو دسته وجه نقد و اسنادی که قابلیت نقد کردن دارند تقسیم می شود:
بخش وجه نقد:
بخش اسناد قابل نقدشوندگی:
- اسناد دریافتی
- حساب های دریافتی
- پیش پرداخت ها
حساب معین دارایی ثابت
این حساب دارایی هایی که برای شرکت ثابت هستند را شامل می شوند که تغییر همیشگی ندارند و در طولانی مدت ممکن است تغییر کنند. مثل موارد زیر:
- زمین
- ماشین آلات
- ساختمان
- وسایل نقلیه
حساب معین نامشهود
معمولا در هر شرکتی علاوه بر حساب های ملموس، حساب هایی وجود دارند که مشهود / دیدنی نیستند، به این نوع حساب ها حساب های نامشهود گفته می شود که شامل موارد زیر می شود:
- حق کشف و اختراع
- حق امتیاز
- سرقفلی
- نرم افزار
- حق برند
حسای معین بدهی ها
به طور کلی، بدهی های شرکت به دو دسته جاری و بلندمدت تقسیم می شوند:
- بدهی های جاری: شامل بدهی هایی می شود که کمتر از یک سال پرداخت شوند.
- نمونه های بدهی های جاری در پایین بیان شده اند:
- حساب های پرداختی (بستانکاران): بدهی که شرکت به دیگران دارد و باید پرداخت کند.
- اسناد پرداختی: چک هایی که شرکت به دیگران داده است.
- ذخایر: بدهی هایی که شرکت مبلغ آن ها را پرداخت می کند.
- شرکا: هر گونه واریز یا برداشتی که شرکا نسبت به شرکت داشته باشند، در این دسته قرار می گیرند.
بدهی های بلندمدت: شامل بدهی هایی می شود که بیش از یک سال برای پرداختشان زمان می برد.
- وام های بلند مدتی که شرکت از بانک می گیرد.
- اسناد پرداختی که برای بلند مدت پرداخت کرده است.
- به دلیل اهمیت حسابهای معین، در هنگام تعریف کدینگ باید دقت زیادی صرف شود.
- در نرم‌افزار حسابداری کلیک، کدینگی به صورت پیش‌فرض در نظر گرفته شده است که بر اساس نیاز و سلیقه کاربر قابل تغییر می‌باشد. نمایش حسابهای معین به دو صورت جدولی و درختی می‌باشد تا کاربری آسانی داشته باشد.
حساب معین چه ویژگی هایی دارد؟
- کنترل ماهیت دوره: با وجود این ویژگی؛ حسابداران می توانند اشتباهاتی که در حین وارد کردن اطلاعات؛ بدهی ها و … ایجاد شده اند را شناسایی و اصلاح کنند.
- تفصیلی پذیر: حساب های معین باید قابلیت وارد کردن برخی از جزئیاتی که لازم است را داشته باشند.
- ویژگی ارزی: برخی از شرکت ها ممکن است گاهی نیاز به عملیات های ارزی داشته باشند، به همین منظور حساب های معین باید این ویژگی را داشته باشند که علاوه بر حساب های ریالی، برای حساب های دیگر، بتوان نوع، مقدار و تعداد ارز را مشخص کرد.
حساب معین در نرم افزار حسابداری کلیک
جهت دسترسی به حسابهای معین در “ نرم‌افزار حسابداری آنلاین کلیک “، از منوی حسابداری سرفصل اطلاعات شاخه حسابهای معین را انتخاب می‌نمائیم که با صفحه زیر روبرو می‌شویم:
آن‌چنان که در تصویر بالا مشاهده می‌کنید، زبانه “ درخت “ حسابهای معین نمایشی از ” گروه “، ” کل “ و ” معین “ را نشان می‌دهد که با فشاردادن فلش سمت راست هر آیتم معین می‌توانید ریز حسابهای کل و سپس ریز حسابهای معین را مشاهده نمائید.
برای ایجاد زیرگروه میتوان به زبانه فهرست حسابهای معین رجوع کنید که به انواع حسابهای دریافتنی صورت زیر می‌باشد:
در کادر مشخص شده در سمت چپ بالای صفحه جدول حسابهای معین، علائمی وجود دارند که این علائم به ترتیب از سمت چپ مخفی نمودن، تازه کردن صفحه، چاپ حسابهای معین و ایمپورت حسابهای معین از فایل اکسل می‌باشد.
سطوح حساب معین در نرم افزار کلیک
- حسابهای معین در نرم‌افزار حسابداری آنلاین کلیک به سه سطح تقسیم می‌شوند. برای ایجاد حساب معین میتوان از دکمه “ایجاد” بالای پنجره یا از دکمه + تعبیه شده در ستون عملیات استفاده نمود.
- نحوه کدگیری حسابهای معین بدین صورت می‌باشد که در سطح اول کد هر حساب “یک رقمی” می‌باشد که به صورت پیش‌فرض انجام شده است و کاربر تنها اجازه تعریف “نه سطح” را دارد. این “نه سطح” در حقیقت همان “گروه حسابها” میباشند. در سطح دوم و سوم کاربر میتواند کد “دو رقمی” به حسابهای معین اختصاص بدهد، یعنی در سطح دوم تا ۹۹ معین میتوان ایجاد نمود و در سطح سوم نیز به همین تعداد میتوان ایجاد نمود.
- سطح اول حسابها همان “گروه حساب” در حسابداری می‌باشد، سطح دوم “کل حساب” و سطح سوم “معین حساب”، که همگی از یک فرم قابل تعریف هستند.
در قسمت سطح،کد سطح قبلی را وارد می‌کنیم که یکی از سطوح ” نه‌گانه “ ایجاد شده می‌باشد. کد حساب معین و عنوان حساب معین را در سلول کد و حساب وارد می‌نماییم. ماهیت حساب معین و نوع آن را از فهرست انتخاب می‌نماییم.
چنانچه حساب معین سررسیددار یا مقداری باشد، گزینه مربوطه را علامت می‌زنیم. اگر حساب معین مقداری باشد، واحد آن را نیز انتخاب می‌کنیم. سپس بر اساس اینکه آیا حساب معین ایجاد شده تفصیلی دارد یا ندارد، قسمت ” تفصیلی دارد “ را علامت می‌زنیم و شاخه(های) حساب تفصیلی مرتبط را هم انتخاب کرده و در نهایت با زدن دکمه تایید، حساب معین ایجاد میشود.
آشنائی با سایر حسابها و اسناد دریافتنی و ثبت های حسابداری مر
سایر حسابهای دریافتنی یکی دیگر از سرفصل های کل مربوط به گروه دارایی های جاری است و همانند سرفصل کل حسابها و اسناد دریافتنی تجاری نشان دهنده میزان مطالبات یک کسب و کار می باشد.همان طور که در مبحث حسابها و اسناد دریافتنی بیان شد در صورتی که مطالبات یک کسب و کار مرتبط با فعالیت تجاری اصلی آن کسب و کار باید می باید در سرفصل حساب حسابها و اسناد دریافتنی ثبت و ضبط گردد و در صورتی که ناشی از فعالیت اصلی کسب و کار نباشد می بایستی در سرفصل سایر حسابها و اسناد دریافتنی ثبت و ضبط شود.
سرفصل سایر حسابها و اسناد دریافتنی ،یادداشت شماره ۶ صورتهای مالی را تشکیل داده و با استفاده از این یادداشت می توانید ارقام معنادار مربوط به سایر حسابها و اسناد دریافتنی خود را نمایش دهید.
سایر حسابها و اسناد دریافتنی شامل وام و مساعده کارکنان، اسناد دریافتنی، سپرده‌های موقت، سود سهام دریافتنی، طلب از شرکتهای گروه، طلب از سایر اشخاص وابسته و سایر اشخاص می‌باشد.
همانطور که از سرفصل های فوق پیداست زمانی که ما مطالباتی از محلی غیر از فعالیت اصلی شرکت داشته انواع حسابهای دریافتنی باشیم می بایستی در این سرفصل ثبت و ضبط گردد و همین مهمترین تفکیک و تفاوت سرفصل حسابها و اسناد دریافتنی و سایر حسابها و اسناد دریافتنی است.
ماهیت سایر حسابها و اسناد دریافتنی
سرفصل سایر حسابها و اسناد دریافتنی دارای ماهیت بدهکار می باشد.و هیچ گاه ماهیت این حساب نباید بصورت بستانکار باشد.
موارد ثبت سایر حسابها و اسناد دریافتنی
به هنگام پرداخت وجه به کارکنان و سایر اشخاص و ایجاد سپرده های دریافتنی، سودهای دریافتنی، همچنین دریافت سایراسناد دریافتنی، تسویه مطالبات مزبور ،ایجاد ذخیره مطالبات مشکوک الوصول و سوخت مطالبات غیر تجاری این حساب مورد ثبت قرار می گیرد. اقلام مندرج و حسابهای متقابل اقلام قابل درج در این حساب بشرح زیر میباشند :
بدهکار : مبالغ پرداختی به کارکنان و سایر اشخاص , ایجاد سپرده های دریافتنی و انواع حسابهای دریافتنی دریافت اسناد غیر تجاری در این حساب بدهکار و حساب " موجودی نقد " یا حسب مورد سایر حسابها بستانکار می گردد.
بستانکار : مبالغ واریزی به حسابهای شرکت از طرف بدهکاران و مبالغ مرتبط با استرداد سپرده های دریافتنی و همچنین ایجاد ذخیره در خصوص مطالبات مشکوک الوصول در این حساب بستانکار و متقابلا حساب " موجودی نقد یا حسب مورد سایر حسابها بدهکار می گردد .
دیدگاه شما